← Zpět na úvod

Zásady ochrany osobních údajů

Rádi bychom, abyste přesně věděli, co se s vašimi údaji děje, když nás kontaktujete přes web nebo když pro vás servisujeme stroj. Tento dokument vysvětluje, jaké osobní údaje zpracováváme, proč, jak dlouho a jaká máte práva. Platí od 23. 10. 2026.

1. Kdo je správcem

Správcem vašich osobních údajů je Otakar Veselý, fyzická osoba podnikající, IČO: 11759674, se sídlem Průběžná 2489/14, 370 04 České Budějovice (dále jen „my“).

S dotazy ohledně osobních údajů se na nás můžete obrátit na e-mailu info@vota.cz nebo telefonu +420 728 942 545. Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali, protože nám tuto povinnost zákon neukládá.

2. Jaké údaje zpracováváme

Údaje z poptávkového formuláře a naší komunikace: jméno a příjmení, firma, IČ, DIČ, telefon, e-mail, výrobce, model a motohodiny stroje, popis závady, případná příloha (fotografie nebo PDF) a obsah další komunikace.
Údaje z veřejného rejstříku ARES: když do formuláře zadáte IČ, náš server z registru ARES (Ministerstvo financí ČR) automaticky doplní obchodní jméno a DIČ firmy. Do ARES odesíláme pouze zadané IČ, nikoli vaše další údaje.
Údaje o zakázce a servisu: kontaktní osoby zákazníka, identifikace stroje (výrobce, model, výrobní číslo), stav motohodin, provedené práce a použitý materiál, servisní protokoly, cenové nabídky, objednávky, fakturační a platební údaje.
Technické údaje: IP adresa a čas odeslání formuláře. Používáme je k ochraně webu před zneužitím a spamem.

Údaje získáváme přímo od vás (nebo od firmy, kterou zastupujete), případně z veřejných rejstříků (ARES).

3. Proč údaje zpracováváme

a) Vyřízení poptávky a komunikace s vámi

Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR – opatření přijatá před uzavřením smlouvy na vaši žádost. Pokud nás kontaktujete za firmu, jde o náš oprávněný zájem na vyřízení obchodního kontaktu (písm. f).
Doba uložení: po dobu vyřizování poptávky; pokud nedojde k uzavření smlouvy, nejdéle 12 měsíců od posledního kontaktu.

b) Příprava a plnění smlouvy, servis a servisní historie stroje

Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR – plnění smlouvy; u firemních zákazníků a jejich kontaktních osob písm. f) – náš oprávněný zájem na řádném plnění smlouvy a na navázání na dřívější servis.
Doba uložení: po dobu trvání smluvního vztahu a dále po dobu, kdy mohou být uplatněny nároky z něj plynoucí (obecně 3 roky od jeho skončení). Servisní historii stroje uchováváme 3 roky od posledního servisního zásahu, abychom na něj mohli navázat a doložit provedené práce.

c) Účetnictví a daně

Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR – plnění právních povinností (zejména zákon o účetnictví a zákon o dani z přidané hodnoty).
Doba uložení: po dobu stanovenou právními předpisy, zpravidla 5 až 10 let podle druhu dokladu.

d) Ochrana právních nároků a bezpečnost webu

Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR – náš oprávněný zájem chránit se před spamem a zneužitím webu a prokázat, uplatnit či bránit právní nároky.
Doba uložení: technické údaje (např. IP adresa) po dobu nezbytnou k zabezpečení, zpravidla hodiny až dny; ostatní údaje po dobu uvedenou výše.

e) Měření návštěvnosti webu (jen pokud je zapnuto)

Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR – váš souhlas, který zároveň vyžaduje § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích. Souhlas udělujete v cookie liště a můžete jej kdykoli odvolat.
Doba uložení: do odvolání souhlasu, nejdéle po dobu platnosti příslušných cookies (viz stránka Cookies).

Nerozesíláme hromadná obchodní sdělení a vaše kontakty nepoužíváme k reklamě třetích stran.

4. Musíte nám údaje poskytnout?

V poptávkovém formuláři jsou povinná pole jméno a příjmení, telefon a popis závady nebo požadavku – bez nich vám nemůžeme odpovědět. Ostatní údaje (firma, IČ, DIČ, e-mail, údaje o stroji, příloha) jsou dobrovolné, ale pomohou nám připravit přesnější nabídku. Pokud se rozhodnete pro spolupráci, budeme potřebovat údaje nutné k uzavření smlouvy a vystavení dokladů.

5. Komu údaje předáváme

Vaše údaje neprodáváme a nepředáváme třetím stranám pro jejich vlastní účely. Přijatou poptávku zadáváme do našich provozních systémů (evidence zákazníků a poptávek – CRM, nabídky a zakázky, fakturace a účetnictví). Tyto služby pro nás zajišťují zpracovatelé, kteří smí údaje používat výhradně podle našich pokynů a na základě smlouvy podle čl. 28 GDPR:

poskytovatel webhostingu a technické správy webu,
poskytovatel e-mailových a komunikačních služeb,
poskytovatelé softwaru a cloudových úložišť, které používáme pro CRM, nabídky, zakázky, fakturaci a účetnictví,
Cloudflare, Inc. – ochrana formuláře před roboty (Cloudflare Turnstile), pokud je zapnuta,
Google Ireland Limited – měření návštěvnosti (Google Analytics), pouze pokud je zapnuto a udělíte souhlas.

V nezbytném rozsahu můžeme údaje sdílet také s naším účetním, daňovým poradcem nebo právním zástupcem a s orgány veřejné moci, pokud nám to ukládá zákon. Aktuální přehled zpracovatelů vám na vyžádání sdělíme.

6. Předání mimo EU

Údaje zpracováváme především v EU/EHP. Pokud někteří poskytovatelé (např. Cloudflare, Google) zpracovávají údaje také mimo EHP, děje se tak jen za podmínek GDPR – na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně (např. rámec EU–US Data Privacy Framework) nebo na základě standardních smluvních doložek.

7. Vaše práva

právo na přístup k údajům a na jejich kopii (čl. 15),
právo na opravu nepřesných údajů (čl. 16),
právo na výmaz (čl. 17) – pokud pominul důvod zpracování a nebrání tomu zákonná povinnost nebo ochrana našich právních nároků,
právo na omezení zpracování (čl. 18),
právo na přenositelnost údajů (čl. 20) u údajů zpracovávaných na základě smlouvy nebo souhlasu,
právo vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu (čl. 21),
právo kdykoli odvolat souhlas (čl. 7) – odvolání nemá vliv na zákonnost zpracování před jeho odvoláním,
právo podat stížnost u dozorového úřadu: Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz.

Svá práva uplatníte e-mailem na info@vota.cz. Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce. Abychom předešli zneužití, můžeme vás požádat o ověření totožnosti.

8. Firemní zákazníci a kontaktní osoby

Pokud nás kontaktujete jménem firmy nebo organizace, zpracováváme také údaje fyzických osob, které za ni jednají – jméno, funkci, telefon a e-mail. Získáváme je od vás nebo od vašeho zaměstnavatele či zastupované firmy. Zpracováváme je kvůli vyřízení poptávky a plnění smlouvy s vaší firmou (oprávněný zájem). Prosíme, seznamte s těmito zásadami kolegy, jejichž kontakty nám sdělujete.

9. Zabezpečení údajů

Údaje chráníme technickými a organizačními opatřeními: šifrovaným spojením (HTTPS), omezením přístupu jen na oprávněné osoby, ochranou formulářů před zneužitím a pravidelnými zálohami. Do přílohy formuláře prosím nevkládejte fotografie osob ani dokumenty s rodnými čísly či jinými citlivými údaji – stačí, co ukazuje stroj a závadu.

10. Automatizované rozhodování

Vaše údaje nepoužíváme k automatizovanému rozhodování ani k profilování.

11. Cookies

Informace o cookies najdete na stránce Cookies.

12. Změny těchto zásad

Tyto zásady můžeme aktualizovat. Aktuální znění je vždy zveřejněno na této stránce.